Privacy statement

In dit privacy statement worden de begrippen ‘persoonsgegevens’ en ‘verwerken’ vaak gebruikt. Omdat het voor iedereen duidelijk moet zijn wat deze begrippen inhouden, volgen hieronder de definities:

Persoonsgegevens:

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon

Verwerken:

het verzamelen, registreren, bewaren, organiseren, overdragen, wijzigen, opzoeken, raadplegen, gebruiken, beperken, bekendmaken door middel van verzending, verspreiding, of op andere wijze vergelijken, vernietigen en wissen van persoonsgegevens.

Alliander verzamelt jouw persoonsgegevens rechtstreeks bij jou of door middel van formulieren en/of aangehechte CV’s via werkenbij.alliander.com. Ook verzamelen we jouw gegevens tijdens persoonlijke contactmomenten, telefoongesprekken en/of e-mail. Daarnaast ontvangen we jouw persoonsgegevens via werving- en selectiebureaus.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Standaard informatie met betrekking tot jouw identiteit (naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer)
• Persoonlijke gegevens (geboorteplaats en –datum, nationaliteit, geslacht, hobby’s interesses)
• Een foto van jou, voor zover je hier toestemming voor hebt gegeven. In deze situatie wordt opgemerkt dat, als je ongevraagd een foto verstrekt aan Alliander, wij er vanuit gaan dat wij jouw toestemming hebben om de betreffende foto te gebruiken voor wervingsdoeleinden
• Jouw professionele (werk)ervaring
• Referenties
• Gevolgde opleidingen (diploma’s, certificaten, stages)
• Talenkennis
• Eventuele andere persoonlijke gegevens die je deelt bij een sollicitatie
• Daarnaast kan het zijn dat we zakelijke sociale media bekijken, zoals je LinkedIn-profiel. Als het relevant is voor een bepaalde functie kunnen we ook publicaties bekijken op particuliere sociale media, zoals Facebook, Instagram en Twitter.
• IP-adres, internet browser en apparaat-type
• Gegevens over je activiteiten op onze website
• Gegevens over je gedrag over verschillende websites heen omdat we gebruik maken van advertentienetwerken
• Alle andere (dan hierboven vermelde) persoonsgegevens die krachtens de wet verwerkt moeten worden.

Alliander verzamelt en verwerkt geen gevoelige informatie over sollicitanten, bijvoorbeeld gegevens die je ras of etnische achtergrond, politieke, godsdienstige, of filosofische overtuiging, eventueel lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksleven onthullen. Mocht het toch gebeuren dat Alliander gevoelige informatie over je verzamelt, dan vragen we jou hiervoor uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming.

Alliander heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zoveel mogelijk te voorkomen dat hun persoonsgegevens verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact op met de Functionaris voor gegevensbescherming middels het contactformulier.

Persoonsgegevens die Alliander van jou ontvangt, gebruiken we voor een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces. Alliander verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende wervingsdoeleinden:

• Het beoordelen van jouw geschiktheid voor een bepaalde functie, positie, opdracht of stage (in het geval van een gerichte sollicitatie)
• Het vergelijken van jouw gegevens met de huidige vacatures of inhuuropdrachten bij Alliander (in het geval van open sollicitatie)
• Communiceren met jou over de werving- en selectieprocedure
• Contact opnemen met jou om sollicitatiegesprekken in te plannen
• Het verstrekken van informatie aan jou over werken bij Alliander en mogelijke relevante vacatures
• Indien onderdeel van de selectieprocedure: het uitvoeren van een assessment of een screening
• Alliander kan jouw persoonsgegevens  ook gebruiken voor het analyseren van de tevredenheid over het wervings- en selectieproces

Alliander verwerkt persoonsgegevens van jou als sollicitant op basis van één van de volgende rechtsgronden.

Gerechtvaardigd belang

Alliander registreert jouw sollicitatie. Indien jouw sollicitatie leidt tot een selectie, heeft  Alliander een gerechtvaardigd belang om alle nodige persoonsgegevens van jou te verzamelen. Alliander moet  immers beoordelen of je geschikt bent voor de betreffende functie.

Overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst

Tijdens een sollicitatieprocedure verzamelt Alliander persoonsgegevens met het oog op een te sluiten arbeidsovereenkomst, inhuurovereenkomst of een stageovereenkomst.

Toestemming

Het komt voor dat een ‘zakelijke behoefte’ bestaat voor het bewaren van jouw persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld als we jouw cv willen bewaren voor het geval er een geschikte vacature ontstaat. In deze gevallen vragen wij je om toestemming. Alliander bewaart je gegevens maximaal één jaar, na het beëindigen van de sollicitatieprocedure. Je kunt je toestemming altijd weer intrekken.

Alliander neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Alliander) tussen zit.

Alliander bewaart je persoonsgegevens voor de duur van de wervings- en selectieprocedure. Indien de sollicitatie niet leidt tot een arbeidsrelatie verwijderen wij jouw persoonsgegevens uiterlijk binnen vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure uit onze database.

Mocht Alliander jouw persoonsgegevens langer willen bewaren, voor het geval een geschikte vacature ontstaat, dan vraagt Alliander hiervoor toestemming aan jou.

Alliander bewaart je IP adres maximaal 2 maanden in access logs, voor eventuele opsporing van kwaadwillenden.

Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Alliander kan bepaalde gegevens van jou verstrekken aan derde partijen die diensten aan Alliander leveren. Bijvoorbeeld aan een screening-, assessment- of een werving- en selectiebureau.

Uiteraard verstrekt Alliander deze gegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van het werving- en selectieproces. Voordat Alliander persoonsgegevens van jou verstrekt aan een derde partij, beoordeelt Alliander of deze derde partij voldoet aan de strenge beveiligingseisen. Hierover maakt Alliander afspraken in een verwerkersovereenkomst.

In bepaalde gevallen is Alliander zelfs verplicht om gegevens van jou aan derden te verstrekken, denk hierbij aan opsporingsautoriteiten.

Alliander gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Alliander gebruikt functionele cookies die ervoor zorgen dat de website naar behoren werkt en dat je voorkeursinstellingen onthouden worden. Analytische cookies worden gebruikt om de website goed te laten werken en te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we tracking cookies die je surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Meer informatie hierover en een overzicht van de cookies die wij in onze domeinen gebruiken, vind je hier.

Wij maken gebruik van HubSpot voor het beheren van gegevens van sollicitanten en bezoekers via formulieren op onze website. Hierbij verwerken wij persoonsgegevens zoals naam, contactgegevens, sollicitatie-informatie en websitegedrag (zoals IP-adres en klikgedrag). HubSpot plaatst ook cookies om bezoekersgedrag te volgen en onze diensten te verbeteren.

De gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de AVG om uw privacy te waarborgen. Wij bewaren de gegevens 1 jaar na het geven van toestemming voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen.

Sollicitanten hebben op grond van de AVG verschillende rechten om hun privacy te beschermen. Hieronder lees je welke rechten dat zijn:

• Recht op inzage, verbetering/aanvulling of verwijdering van jouw persoonsgegevens
• Recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens
• Recht op bezwaar tegen verwerking van jouw persoonsgegevens
• Recht om toestemming in te trekken voor de verwerking waarvoor expliciet om toestemming is gevraagd (bijvoorbeeld het langer bewaren van je CV)
• Recht op overdraagbaarheid

Het verzoek tot uitoefening van één of meer van de bovenstaande rechten kun je schriftelijk indienen bij de Privacy Officer middels het contactformulier. Voor zover dit binnen de wettelijke kaders mogelijk is, werken wij mee aan je verzoek.

Vragen of klachten

Heb je vragen of klachten over de uitoefening van je AVG-rechten? Of vermoed je dat Alliander, of één van haar verwerkers, je persoonsgegevens op onrechtmatige wijze heeft verwerkt? Dan kun je daarvoor contact opnemen met de Functionaris voor gegevensbescherming middels het contactformulier. Alliander probeert altijd om samen met jou tot een goede oplossing te komen.

De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de AVG. Alliander valt onder het toezicht van de Autoriteit Persoonsgegevens. Via de volgende link heb je altijd de mogelijkheid om contact te zoeken met deze instantie: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Met het oog op de bescherming van persoonsgegevens treft Alliander passende technische en organisatorische maatregelen. Deze maatregelen zorgen ervoor dat de opgeslagen gegevens van jou worden beschermd tegen onjuist gebruik, wijziging, onwettige of abusievelijke vernietiging en/of verlies.

Het wervings- en selectieproces is zo ingericht dat Alliander jouw persoonsgegevens optimaal kan beschermen. De maatregelen sluiten aan bij de aard van de gegevens en wat er technisch mogelijk en haalbaar is. Deze beveiligingsmaatregelen staan onder toezicht van interne én externe onafhankelijke auditors.

Toegang tot persoonsgegevens

Alliander bepaalt door middel van autorisaties en gebruikersprofielen welke medewerkers toegang hebben tot persoonsgegevens. Voor wervingsdoeleinden geldt dat bepaalde medewerkers binnen HR en de beoogde leidinggevenden toegang hebben tot jouw persoonsgegevens. Deze toegang is strikt gebaseerd op ‘need to know’ voor de doeleinden zoals hierboven omschreven. Daarnaast hebben de betreffende medewerkers zich te houden aan een geheimhoudingsbeding. Periodiek evalueert Alliander de autorisaties en gebruiksprofielen en actualiseert deze waar nodig.

Doorgifte buiten de Europese Unie

Alliander verwerkt jouw persoonsgegevens binnen de Europese Unie (EU). Laat Alliander verwerkers persoonsgegevens buiten de EU verwerken, dan vindt dit plaats volgens de regels die de EU daarvoor heeft vastgesteld. Als uitgangspunt geldt dat wij hierbij de EU Standard Contractual Clauses hanteren. Het niveau van privacybescherming is dan te vergelijken met de situatie bij gegevensverwerking binnen de EU.